【关键词】 信息化手段  办公系统  QQ  微信

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。

信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，使用该技术可以极大提高各种行为效率，推动人类社会进步提供极大的技术支持。

信息化代表了一种信息技术被高度应用，信息资源被高度共享，从而使得人的智能潜力以及社会物质资源潜力被充分发挥，个人行为、组织决策和社会运行趋于合理化的理想状态。

在这个信息化的时代，我们以东南大学总务处的新闻宣传工作为例，调研信息化手段在该部门新闻宣传过程中的运用情况，了解他们采用信息化手段在新闻宣传中取得的成绩，带来的相关变化，探讨未来信息化手段在新闻宣传中的发展趋势。

一、信息化简述。

1、信息化简要知识。

早在1963年，日本学者Tadao Umesao就提出，信息化是指通讯现代化、计算机化和行为合理化的总称。

经济学家林毅夫指出，所谓信息化，是指建立在IT产业发展与IT在社会经济各部门扩散的基础之上，运用IT改造传统的经济、社会结构的过程。

中国人民大学工商管理学院教授赵苹指出，信息化是指人们对现代信息技术的应用达到较高的程度，在全社会范围内实现信息资源的高度共享，推动人的智能潜力和社会物质资源潜力充分发挥，使社会经济向高效、优质方向发展的历史进程。

2、信息化在高校运用的方式。

随着信息化的不断发展，高校是信息化变革的前沿。最大的受益者就是高校，而在高校内部，有着成熟信息化技术的东南大学也不例外，成为最早使用互联网的单位，而在全校范围内，逐渐形成了自己的校园局域网，全校各部门、各院系都有网络连接。

⑴、早在1993年初，东南大学就利用世行贷款，花费20万美元建设校园网。

1995年5月底，学校有关建筑物内的计算机入网，校园网内开通www、ftp和email服务。这也是在江苏省内最早开通上网服务的单位。在1993年前后，很多新闻媒体还没有开通上网服务的时候，甚至很多新闻信息都通过东南大学上网系统获得国内外的新闻资讯。

2001年9月，东南大学与中国药科大学、南京晓庄学院共同筹建晓庄地区－市区光缆工程;光缆工程于2001年10月互连开通，实现了东南大学所有校区（四牌楼、丁家桥、浦口、长江后街、晓庄等校区）的光缆互联。开启了OA系统无纸化办公的时代。

⑵、2000年，东南大学正式启用办公自动化系统，采取无纸化的网上办公，即校园内部的OA系统进行办公。

OA办公系统即OA，是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公。

OA系统的特性具有开放性，即把整合用到极致；易用性。做到学软件有难度，但上网人人都会；健壮性。没有并发数上限的平台；严密性。“用户、角色、权限”三维管控还不够；实用性。80%标准化+20%个性化的绝配。

随着学校办公系统的开设，总务处内部也全部实施网上无纸化办公，网上公布各类信息，这为开展新闻宣传提供了便利。

二、东南大学总务处新闻宣传概述。

1、东南大学总务处重视新闻宣传工作。

俗话说，兵马未动，粮草先行。在高校内部从事总务后勤工作就是致力于服务保障学校教学科研、人才培养和师生生活。作为学校建设发展的基石，总务处在学校处于重要地位，是学校发展，教学科研正常运转的强力保障。目前东南大学总务处职工两千多人，服务学校四牌楼、丁家桥和九龙湖三个校区的后勤服务工作，涵盖了教学服务、科研院所、院系、学生宿舍、学生食堂、办公区域、校园环境等一系列关乎学校发展的大事。

总务处在综合管理科设立专职的新闻从业人员，从事总务处各类新闻稿件的采写、编辑，组织稿件对网站进行更新，每月组织一期报纸，同时做好和《东南大学报》、中国高校后勤协会的联络工作，做好外宣工作。

⑴、新闻宣传是文化建设的缩影。

东南大学总务处长期重视新闻宣传工作，将新闻宣传作为文化建设的一方面，以丰富多彩的活动，积极主动的新闻宣传，将大学文化内涵和企业文化精神扩展到广大职工中，促进后勤服务工作的开展。将新闻宣传提升到文化建设层面，是提升核心竞争力的关键，是营造愉快工作环境，感受集体温暖的一种手段。长期以来，总务处通过以打造文化建设为基础的核心价值观，提炼出属于东南大学自身的文化特色、文化方向以及精神追求。通过一系列的活动和广泛宣传，调动了广大职工的内动力，形成了奋发向上的正能量，在职工中形成积极、主动、热情的工作氛围，推动了后勤各项工作的顺利开展。

将新闻宣传作为文化建设的一种形式，以正面宣传引领后勤工作，弘扬后勤服务精神，起到了很好的内聚人心，外塑形象的宣传作用。宣传工作成为弘扬正气，鼓励先进的最佳平台。

⑵、重视宣传一线员工。

我们在新闻宣传中，重视对一线普通职工的宣传，以普通事迹、普通人物，宣传来自一线的平凡事迹，从小事着眼，起到了很好的宣传作用。《总务报》曾经在头版头条以大幅刊登了题为：《全心全意服务学生，赢得广大学生尊重，易红校长专程看望编制外职工勾秀荣同志》的文章。勾秀荣，作为普普通通的编制外职工，学生宿舍的领班，在学生宿舍工作的四年时间里，在平凡的工作岗位上兢兢业业、无私奉献，全心全意为广大师生服务，得到了所在宿舍广大学生的拥护和爱戴，被学生们亲切地称为“勾阿姨”。由于工作突出，多次受到学校、总务处、中心表彰，成为总务处为学生服务的一面旗帜。

这篇稿件的刊登，在职工中引起强烈反响。作为一名普通职工，校长亲自看望，让编制外职工感受到学校领导对于劳动的尊重，对于普通职工的尊重，让后勤职工感受学校领导的关心和爱护。

虽然目前这个职工已经离开了校园，但是走在校园和学生们说起这个阿姨，很多学生还是记忆犹新，对于她热心服务学生的事情还津津乐道，这就是宣传的作用。

⑶、重视宣传最普通的劳动。

劳动，作为后勤普通职工，劳动是最朴实的，我们特地做出一个关于劳动的专题：后勤职工掠影--“手”铸一片天地。这个关于劳动者“手”的专版，也得到了很多人的关注。《东南大学报》在看到我们这个板块之后，整版对我们的刊载，看重的就是我们宣传的最普通的劳动，劳动才是最光荣的。这个整版的刊登，让学校更多的教职工更加了解和理解后勤服务工作。同时《中国高校后勤参考》也全文进行了刊载。

⑷、重视基层通讯员的培养、发掘。

总务处重视通讯员的培养、发掘。通讯员由各中心指派，根据中心服务规模大小，自行上报兼职通讯员，经确认、核准，并确定通讯员名单。目前整个总务处共有通讯员25名，涵盖各部门。通讯员的日常宣传业务管理、考核由综合办公室负责、管理和指导。每年评比优秀通讯员，给予一定奖励。在多年的通讯员培养上，不看重身份，而看重通讯员的才能、素质。

这几年在编制外职工中培养出几名一线通讯员。作为编制外职工，他们用自己的笔触写出普通职工最真实的感受，他们所采写的稿件多次被我们的报纸采用，并正式成为聘任通讯员。这样的做法增强了他们写稿的信心。校园中心通讯员张益平，日常负责教室的清洁、维护，是基层最普通的清洁工，他自学电脑，学习文字处理等基础知识，每年都有十篇以上的稿件被采用，有的甚至被校报采用，连续多年被评为优秀通讯员。

2、总务处宣传工作在全国的地位。

东南大学长期重视新闻宣传工作，将服务工作展现在大家面前，得到了多方认可。从2000年开始，东南大学总务处的新闻宣传工作在全国高校后勤系统取得佳绩，每年在全国信息宣传工作评比中，东南大学总务处都被评为先进单位，已经连续8年取得这样的成绩。而从事新闻宣传的个人也连年被评为先进个人。

在全国高校后勤信息宣传工作中，东南大学总务处也多次作为特邀代表进行经验宣传和交流，还把《总务报》带到会场进行发放，受到一致好评。东南大学总务处每年在中国高校后勤信息网刊登各类服务稿件，全面展示了后勤的服务风范。同时总务处还在江苏省高校后勤宣传信息会上，作为江苏省内宣传先进单位进行经验交流，也得到省内兄弟院校的一致好评。

 3、总务处宣传工作在学校的地位。

东南大学总务处在学校的部处中属于最大的一个处，有职工2000多人，宣传总务处的工作异常重要。平面媒体《总务报》发行到全校各部处、院系、学生宿舍，让更多的人了解后勤工作，认识和理解后勤工作的意义。定期将宣传稿件上传到《东南大学报》，将服务工作反映出来，让校内更多部门、老师、学生熟悉了解后勤工作。每年总务处在全校的新闻宣传中都能取得好成绩，全面宣传了后勤的工作。

总务处的网站实时进行更新，做到当天发生的新闻当天就刊登在网站，及时、快速的反映信息，这在学校各部处中也是名列前茅。从2014年开始，东南大学对学校下属的二级网站进行定期的抽查，检查网站更新情况、新闻发布等相关情况，总务处作为信息更新及时、网站信息量大，网站建设都处于检查的前列。

三、信息化手段在东南大学总务处新闻宣传的运用。

1、信息化手段在新闻宣传中的方式。

在东南大学总务处，新闻宣传工作取得的成绩得益于信息化手段的运用。目前总务处以网站、《总务报》、办公系统、QQ群等信息化手段进行全方位、立体式的宣传，起到了很好的宣传作用。这些手段的运用是加强宣传工作的基础，促进了各项工作的开展。

⑴东南大学总务处网站。

目前总务处网站是最快捷的一种宣传方式。专门设立新闻中心和部门快讯。当天发生的新闻，采取及时采写当天就发布在网站的方式，及时快捷的将新闻上传到网站，让更多的人第一时间了解到总务处的信息，确保了新闻的时效、快捷。网站的更新也非常及时，各种信息都以最快速度进行更新、反馈。每天有新意，每天有变化，促进了网站建设的良性循环。

⑵、《总务报》。

为进一步加强宣传工作，2009年东南大学《总务报》发刊，目前已成功出版45期，将近100万字的新闻宣传。《总务报》立足总务处、宣传总务处，服务学校、服务师生员工，激励员工更好工作。报纸以动态为主、图文并茂的形式进行编排，把重点放在新闻性、指导性和示范性上，以新闻宣传指导后勤整体工作，推动了服务水平的全面提升。

《总务报》重点突出、内容多彩，内容涉及校内后勤服务的各项工作，包括新闻报道、后勤故事等。副刊中设立刊登员工工作感想和生活感悟的散文、诗歌、随笔。还及时搜集校园bbs信息，对意见和建议加以汇总，以便于更好地改进工作，提供优质服务。

《总务报》分四个版，一版为校园新闻，讲述总务处及学校相关的重要新闻；二版是综合新闻，主要报道各部门、中心的工作开展情况；三版是校园生活，报道后勤服务过程中的感人故事；四版副刊，反映员工工作中的感想以及生活中的点滴感悟。

在报纸发放上，每期报纸及时发放到学校各职能部门，让学校各部门第一时间了解后勤工作动态；同时报纸发放到每一栋学生宿舍，让学生们免费领取，以便更多的老师和学生参与并了解后勤工作；每一期的报纸还邮寄到全国兄弟高校，加强兄弟院校的沟通和交流。

⑶、运用办公自动化系统进行宣传。

作为很早就运用办公室自动化的东南大学来说，在宣传工作运用办公自动化，搭建了这样的新闻宣传平台后，无形中提升了宣传的效率，宣传工作也深入人心。

目前总务处的办公系统适用范围在全部职工，可以进行文件处理的是总务处副主任（副科级）以上干部。每天上班的第一件事，就可以打开办公系统，浏览校内各种信息。有文件处理权限的，则可以打开自己的办公系统进行更多信息浏览、收发。学校会把一些重要的信息放在公告栏，总务处也会把一些重要的信息放在公共信息中，同时会逐一发到各自信箱，只要登录办公系统，就可以第一时间了解学校、总务处的相关信息。

一些重要信息，总务处会在第一时间通过办公系统发自个人信箱，相关人员就会准确收到信息，及时处理，安排好工作，促进各项工作的开展。

2、运用新型信息化进行宣传。

在日常的宣传工作中，总务处一直都以网站和平面媒体同步开展宣传。但是随着信息化时代的发展，越来越多的新媒体给新闻宣传带来巨大变革。随着智能手机的大众化和普及，越来越多的办公、信息宣传由电脑变成随时携带更为方便的手机。而东南大学早在2012年就在全校部分，直到2013年全部覆盖了校园无线网络，加快了新型信息化建设的步伐。

目前，手机除短信外，又出现了QQ、微信、飞信等新型的信息化手段，这对于信息和新闻宣传来说，是一个全新的挑战，也是一种新的学习手段。

⑴、飞信方式。

飞信是基于中国移动的综合通信服务，即融合语音（IVR）、GPRS、短信等多种通信方式，实现互联网、移动互联网和移动网间的无缝通信服务。东南大学一直和移动公司有协议，移动用户间以集团用户的短号码存在，相互通话无资费。于是在东南大学内部，飞信就方便的用于日常的宣传和传输。信息公告，资讯传达都可以以飞信方式第一时间传递到工作人员手中，不受任何限制，达到了信息的便捷传递。

对于不产生任何费用的通讯、联络方式，及时加以运用，在重大信息出台，重要新闻需要传达的时候，就以飞信方式进行群发，收到了很好的效果。

⑵、微信。

微信是腾讯公司于2011年1月份推出的一款软件。用户可以通过智能手机客户端与好友分享文字与图片，并支持分组聊天和语音、视频对讲功能的智能型手机聊天软件。微信软件本身完全免费，使用任何功能都不会收取费用。

微信的出现改变人们日常的交往方式，促进了相互间的沟通交流，人们可以在第一时间，不受场地、空间等限制，方便快捷的传递信息。个体间的传输，群体间的传输，真正意义上达到了信息共享。设立微信公告帐号，将涉及到需要宣传的相关人员纳入群体，信息传输达到共享的目的。

⑶、QQ方式的运用。

QQ是腾讯公司开发的一款基于Internet的即时通信软件。标志是一只戴着红色围巾的小企鹅，是中国目前使用最广泛的交流软件。

在日常工作中，运用最多、最广泛的就是QQ软件。这种软件是日常信息沟通、新闻宣传最重要的方式。总务处的通讯员队伍中的所有人都申请了QQ，设立新闻宣传的专用群，将大家全部纳入群体之中，日常的沟通交流就在群里，信息发布，沟通交流都是可以及时做到，大家的交流也更方便。

沟通交流是次要的，最主要的是日常发稿和编辑稿件，通过QQ传输，解决了时空、时间的距离，效率大大提升。每天工作之时，只要将QQ打开，随时可以收到资讯，随即就可以进行相关处理。除文字传输之外，新闻图片的传输，通过这一方式也更加快捷，即便电脑知识浅薄，对于这一方式的运用也能很快掌握。

先进的信息化手段解决了当初手写办公，目前已经进入了真正意义上的无纸化办公，QQ的运用更是体现了这样的效率。而通过智能手机，解决了不在办公室依旧可以处理工作的新思维。如果不在办公室，将文稿传输到邮箱，覆盖全校的无线网络可以为智能手机提供无线上网功能，可以随时、随地提示收到稿件的邮箱提示，手机QQ也可以收到相关信息，便于回到办公室进行及时处理。

在QQ运用中最便捷的还在于报纸的编辑、排版。在编辑纸质媒体《总务报》的过程中，和排版公司接触最多。作为外部企业的排版公司，由于不在校园内部，于是在排版时，将新闻信息通过QQ传输，很快就将需要处理的文字、图片传递到排版公司。排版公司就根据要求进行编排，编排之后的修改更加节约了时间，通过QQ实时传输大样，在电脑上进行修改，解决了很多问题。目前在编辑报纸的过程中，可以全部依赖电脑，依赖QQ来做。先在电脑上将排版定稿之后，第二天就到收到印刷好的报纸并发放到全校各地。

在外宣工作中，QQ的运用越加明显。作为东南大学总务处，在行业类，外宣的主要对象是东南大学校内，以及中国高校后勤协会，日常的文件传输，上传稿件，主要以QQ为主，不需邮寄，只需用鼠标轻点，随即对方接收后，进行审阅、上传，千里之外的宣传稿件就登上了中国高校后勤信息网站，第一时间展现在全国受众面前。

⑷、其它信息化手段的运用。

除QQ、飞信等信息化手段之外，东南大学还使用bbs讨论版。目前高校内部都有讨论版，每个部门设立讨论版，接受老师、学生的监督，老师、学生的意见和建议第一时间都可以进行反映，会在第一时间知道老师、学生的一些需求。针对这些意见和建议，会及时进行处理，建议的积极采纳，错误的积极整改，表扬的继续发扬，切实促进了各项工作的开展。还定期将老师、学生的意见和建议整理编排，放在《总务报》上，用网络媒体和平面媒体互补的方式，让更多的人群熟悉了解后勤的工作。

经常使用更多的是邮箱，这些都是大家日常使用的一种方式，这种信息化手段利于文件传输、利于保存，利于查询，这对于不在办公室传输问题，文件传输延时的时候能够起到很好的用途。

目前还有云技术应运而生，这些新科技的信息化手段，都将会为信息传递和新闻宣传带来新的变革，带来新的视野，必将促进新闻宣传工作的开展。

随着科技的不断发展，也会与时俱进的接受新的事物，但是目的只有一个，那就是要提高工作效率，提高宣传的及时性，让广大受众第一时间掌握信息资讯，了解后勤的工作。

3、信息化给新闻宣传带来的效果。

在对东南大学总务处信息化手段在新闻宣传中运用的调研，让我们看到信息化时代，使用信息化手段进行新闻宣传越来越得到重视，得到更多人的认可，大家需要的就是信息广泛，需要信息的方便、快捷。与传统宣传比起来，我们彻底进入了信息时代，信息大爆炸的时代，通过各种途径，电脑、手机、电视、平面媒体，获取所需的新闻资讯。目前智能手机的运用，最大化享受到信息化手段带来的便利，最新的资讯可以在第一时间获取。及时更新的网站，可以让大家更快捷的了解相关知识，对于促进工作的提升大有裨益。

信息化手段对新闻宣传带来的巨大变革，促使我们要有超前意识适应时代变化，审时度势，分析各种信息化手段带来便捷的优势和缺陷，更好地开展工作。

通过调研，我们知道信息化手段不关在新闻宣传，在各项工作中的运用都达到了空前，依赖信息化手段、依靠信息技术提升工作效率已成为共识。

四、信息化手段开展新闻宣传的利与弊。

1、信息化的运用与传统新闻宣传的比较分析。

随着现代社会发展，信息化手段已成为信息时代不可忽视的力量，网络普及范围日益广泛，网络已经成为人们生活的一种方式。网络为人们提供了丰富多彩的新闻信息，为大众提供了一个各取所需、畅所欲言的平台。

⑴、无论信息化手段还是传统新闻，都属于新闻范畴，但是存在很多不同点。

信息化手段传播中的受众是以个体为单位，不再是传统媒体中的大众。受众在网络传播中更具有自主性和参与性，可以根据自己的喜好进行选择。与传统传媒相比，信息化手段的传播门槛相对要低，可以对信息报道全天候不间断，同时信息处于存贮状态，可以随时搜索或通过超链接阅读。网络新闻的全天候也保证了时效性极强。纸质媒体的出版周期常以天或周计，杂志则是半月刊或月刊或季刊，电视、广播的周期以天或小时计算，而信息化手段的新闻更新周期却以分钟甚至秒来计算。通过互联网进行电子传播的网络媒体比通过传统媒体的传输成本更低，速度更快。

⑵、信息化手段与传统媒体报纸、广播、电视对突发事件的报道有不可比拟的优势。

网络的即时性，使得它可以在第一时间陈述事件的发生并跟踪报道发展情况，可随时更新。它还因其可保存、可检索查阅及下载，而对事件自始至终的运行情况进行分析比较。同时，网络的巨大信息空间又使它可以为网民们提供大容量的背景资料，帮助网民更好地把握事件；另外，文字、图片、音频、视频等网络多媒体性也能更好地体现事件的现场感、真实感。

⑶、与传统新闻比较，信息化手段的新闻更具可读性、知识性、趣味性，更平民化。

具有丰富多彩的立体性和艺术性，简洁明快的生活化，自在平等的人性化和非常可喜的民主化。

⑷、信息化手段新闻宣传集纳了传统媒体报纸、广播、电视的文字、音频、视频等方式，对网络新闻进行综合的、全方位的展现。

这种写作方式调动了读者的各种感觉器官，更加客观全面地反映试问事实的真实面貌。多媒体新闻传播的表现力大大超过了单一媒体形式。随着数码科技的发展，拍照成为大众最基本的技能，于是我们在网站建设中，尽可能采取大众拍摄的照片，提高大家的积极性，以摄影比赛、摄影专题，组织一线员工进行宣传，用相机和手机拍摄身边的故事，宣传身边的事迹，取得了很好的效果。

2、信息化手段在宣传中的利弊分析。

信息化手段的运用，改变了传统新闻宣传的认知，但是在实际的运用中，很长一段时间里，信息化手段和传统新闻宣传还会共存，不会完全取代。毕竟这两种宣传方式还存在利弊。

被动接收信息。信息化手段的运用，使得我们的信息达到了空前的爆炸和繁荣，让人们随时随地接收到各类信息。但是信息容量加大的同时，信息方便的时候，也出现了信息的强加性，信息被迫接受消费情况时有发生。在信息接收的过程中缺乏辨别力和过滤功能，不论什么样的信息，都需要接收。这就需要我们

当然，信息化也不是万能的，在建立安全可靠的网络秩序和对传媒进行有效管理方面，在无线传输和信息安全方面，都还存在明显的不足和劣势，需要随着现代科学技术的不断发展而改进。

五、利用信息化手段开展新闻宣传的前景分析。

1、信息化在新媒体中的运用。

信息化是这个时代进步的一种产物，而时代的发展，处于宣传前沿的信息化技术是工作运用中的重要手段，且在未来发挥的作用将会越来越大。目前信息化在新媒体中的运用方式无外乎电脑办公自动化系统，大大提高了工作效率，而微博、社区、人人网、视频网等也在发挥着巨大的作用，人们对于电脑的依赖，也就是通过信息化手段获取新闻资讯的方式越来越多。

随着信息化手段的提升，平面媒体越来越受到限制，而新媒体的方便快捷已经日趋明显，起到了事倍功半的作用。我们在新闻宣传中，大力借鉴这些优势科技、先进手段进行宣传，做到信息公开、透明，信息方便快捷的途径，让受众最短时间里获取更多的新闻资讯。

而随着智能手机的发展，QQ、微信等新媒体出现在受众面前，需要与时俱进，认识到新媒体和传统媒体以及平面媒体的区别，相互取长补短，发挥各种媒体的优势，尽可能的做好新闻宣传工作。

东南大学总务处也认识到这种新媒体的变化，在加强通讯员队员建设的同时，也对通讯员提出具体要求，就是对新媒体的掌握和运用，根据适时变化开展工作，适应时代的发展需求。着重加强对通讯员新知识的培训，对新技术的掌握，对信息化手段的运用，将新闻宣传置于工作的前沿，确保各项工作有序、有效开展，让更多的人熟悉总务处的工作，认识在高校发展中，后勤工作的重要性。

2、信息化在未来新闻宣传中的前景。

新闻宣传是一项长期坚持、凝聚人心的工作，是一个单位事业发展的需要。随着时代的发展，随着信息化的不断更新，随着新媒体的不断出现，作为信息爆炸的时间，信息化在未来新闻宣传中的作用越来越明显。

信息化手段也在不断更新和变化，依赖信息化手段，依靠信息化方式进行宣传是提高信息宣传的必然方式。作为信息化手段的运用，大家还应该清醒认识到这种信息技术的更新和变化要比我们想象中快很多，需要大家认清这种技术手段的变化，在依赖信息化手段的同时，还要注意信息的安全，在确保信息安全情况下，才能更好的提升宣传效果。

我们有理由相信，在未来发展道路上，新闻宣传会随着信息化手段的提升，不断发生变化，不断提高宣传的力度和发展，相信通过信息化手段的提升，新闻宣传方式和手段将会越来越先进，新闻宣传一定会取得更优异的成绩，在受众面前展示一个更新的宣传方式。