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河北大学学生公寓标准化建设实践与探讨
日期：2006-10-23来源：
河北大学学生公寓标准化建设实践与探讨
河北大学生 马勇
河北大学后勤集团改制后，成立了独立法人的赫达实业有限公司，始终以“服务高于利润、创新推动发展”为企业经营理念，紧紧围绕学校改革的整体思路，坚持经济效益和社会效益兼顾的双赢战略，始终以实现公司发展的产业化、集约化和社会化为目标。
集团领导班子积极探索新的管理模式，认识到只有质量才是企业的生命，根据后勤工作的特点和功能，有计划，有步骤，分层次引入、实施ISO9001质量管理体系，建立和完善各项规章制度，以顾客为关注焦点，实现持续改进，使我校后勤管理和服务工作逐步走向标准化、规范化、制度化、科学化。
学生公寓管理服务中心共有员工220余人，负责新老校区24栋学生公寓的管理、服务工作，总建筑面积22.40万平方米，可容纳住宿学生3.3万人。
高标准、严要求、细化、量化、标准化相结合的管理理念和“一切为了学生”、“为了学生一切”的服务宗旨使我们中心团结同心、开创了公寓管理服务中心工作的新局面。
一、建立、健全规章制度是标准化建设的基础
俗话说“无规矩不成方圆”，建立、健全完善的规章制度，是落实各项工作的基础。为了使规章制度发挥更大的作用，必须从实际工作出发，定期对各项规章制度进行修订。公寓中心在2000年初步建立起了中心的工作手册，并形成了每半年对各项制度进行修订的制度。2003年进行了质量认证2000版转版工作，更进一步明确了各部门、各岗位的职责、权限、工作标准和工作流程，完善了监督检查考核机制以及纠正、预防措施等控制程序，使中心质量管理体系与实际工作结合的更加紧密，真正做到了ISO9001质量标准所要求的“凡事有人负责，凡事有章可循，凡事有据可查，凡事有人监督”，使中心工作手册成为员工开展各项工作尺度。
二、科学引入标准体系、合理规范各项工作是实施标准化的重点
IS09000系列标准是国际标准化组织（简称ISO），在总结发达国家质量管理科学经验的基础上起草，并正式颁布的一套质量管理与质量保证的国际标准。质量标准只是规定了管理的方法和基本框架，我们应对标准有关术语、概念要理解透彻，避免生搬硬套，要结合高校学生公寓管理工作的实际情况，科学的引入质量管理体系，合理规范公寓住宿、退宿、安全、保洁、维修、床上用品换洗等各项工作。
例如：在住、退宿工作中重点是规范流程；在安全工作中重点是明确责任制；在保洁工作中重点是制定保洁卫生标准；在维修工作中重点是规范时效性；在床上用品换洗工作中重点是规范洗涤质量的检验程序。
三、建立高水平的专业人才队伍是落实标准化的关键
随着社会的发展，当代大学生无论在心理上，还是在世界观、人生观方面与以前相比都有较大的差异和变化，面对新一代大学生，作为学生公寓的管理者和服务者，只有认知到学生的心理，了解学生的需求，并据此不断改变工作方法和服务手段，才能满足公寓管理工作的需要。因此，要有具备较高素质的人群来从事学生公寓管理有其必要性。学生公寓管理服务中心就非常重视人员结构的优化，通过进行人事工资制度改革，重新设定岗位和任职条件，通过全员竞聘上岗，组建了一支年轻化、高学历的管理队伍。公寓管理人员90％以上为大专及以上学历。实践证明，高素质的管理人员责任心重、事业心强，能够适应当今发展的需求，运用先进的质量管理服务理念，针对学生特点进行管理，取得了良好的效果。
四、完善、落实监督考核机制是标准化健全的保障
公寓中心建立起了日检、周检、月检等不同深度的检查制度，通过服务员、管理员自查，公寓主管定期检查，中心办公室不定期抽查等方式对各级员工各项工作进行检查，每周发布中心监督检查通报，与员工的日常考核、工资挂钩。同时，公司质量管理部检查小组也进行不定期检查，对发现的问题，发布公司检查通报，限期整改。另外，学生处、保卫处也定期不定期进行安全检查，通过三级监督检查机制，使工作中存在的问题能够及时加以纠正，使中心的各项工作得到持续改进，建立起了一个自我完善与自我发展的机制。
五、创建“学习型组织”是标准化持续提升的源泉
创建学习型组织是公司持续发展的需要，“从经验型管理向科学化管理转变、从表层化管理向深层化管理转变、从传统型管理向信息化管理转变”以创建学习型组织活动为载体，加强各级员工定期培训，通过业务理论学习和操作技能学习，提高各级经营管理人员的综合素质，促进员工知识更新，提高中心服务质量，构筑起员工学习、实践、创新的平台，推动了中心不断前进的步伐。
六、“以人为本”超值服务是标准化管理的延伸
学生公寓的标准化管理并不是一成不变的、执行死的标准，而是大力提倡“以人为本”，提供亲情服务、超值服务，与学生之间建立起融洽的关系。如：完善、追求高标准、高质量服务，成立"公寓中心服务部"，推出系列 "超值服务"，不断满足学生各种生活需求。公寓门庭小黑板上的爱心提示，体现了员工家长般无微不至的关怀和呵护，每逢恶劣天气，帮助学生及时收回晾在外面的被褥……
学生面临着诸多生活、学习、思想上的问题，园区指导教师为学生进行耐心而细致的劝导和教育，使他们尽快脱离思想上的苦恼。
七、学校相关部门的配合与支持是做好标准化的外援
河北大学全校性的每年一届学生生活园区工作会议，为园区的工作指引了方向，校领导给各个相关单位提出了要求，确保了园区工作的顺利开展。
学生公寓是学生在校学习和生活期间待的最长的场所。因此，要真正全方位的做好学生公寓的管理和教育工作，单纯依靠后勤物业管理是根本无法做到的。在实际工作中，学生公寓中心采取积极主动的态度，加强与学校各部门、各学院沟通，取得了显著的成效。如对于学生使用违章电器等违纪现象，一方面坚决制止，说服、教育；另一方面及时将检查结果通报给园区教育管理办公室和学生所在学院，使学生及时得到教育和处理，多方、有效地禁止了违章电器的使用，确保了安全稳定。
八、信息化、产业化发展是公寓标准化建设的发展方向
紧跟教育改革的大潮，抓住时代发展的契机，迈出信息化、产业化的步伐，进一步创新学生公寓经营、管理的新模式，网络化办公、数字化标准、规模化生产、规范化服务为学生公寓的做大做强做好了铜墙铁壁的后勤保障，进一步推动了后勤社会化的改革。
赫达实业有限公司办公自动化系统的使用大大节省了人力物力和时间；公司的综合性网站和公寓中心、园区教育管理办公室的网站全面反映了园区近期工作情况以及目前国内、外教育系统等多种渠道的最新新闻报道，为采取各种管理服务措施提供了有力的指导。
河北大学后勤集团信息化建设简介
2004下半年进行了办公自动化系统试运行，于2005年正式投入运行。公司的办公自动化系统包括公司网站、OA办公系统、视频会议系统、腾讯通和燕赵BBS后勤版等，是覆盖全公司综合性信息的管理系统，是公司信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高公司工作效率和管理水平的手段之一，由办公室信息化调度指挥中心全面负责日常管理和维护。
信息化调度指挥中心（简称信息中心）隶属集团（公司）办公室，是集团（公司）行政办公、调度指挥、信息处理和形象宣传的枢纽机构。其主要职能：
1、负责公司网站和行政办公系统的日常维护管理及功能拓展工作；
2、负责公司各单位行政工作的指挥协调；
3、负责安排公司重要活动的信息发布、调度指挥及网络宣传；
4、负责学校、公司及相关媒体等多方面信息的搜集、整理与发布，负责相关工作的督办和统计考核；
5、负责根据掌握的信息进行全方位的沟通、协调和处理；
6、负责公司内部宣传，进一步提升公司宣传工作质量；
7、负责建立起公司与学校各单位及广大师生员工沟通和交流的信息平台；
8、协助各单位开展网络宣传工作；
9、负责处理公司日常行政事务性工作。
集团的办公自动化系统功能简介
1、公司网站系统：是指公司开发的用以沟通、发布信息，服务师生的宣传载体，网址为：http://hqjt.hbu.edu.cn。
公司网站主要分为如下几个版块：即时提示、公司动态、学校新闻、公司视频、专题专版、高校动态、国际国内新闻版块、改革专刊、质量认证、医疗服务等相关内容。
2、 OA办公系统管理：为保证信息传输通畅，避免信息堵塞，OA系统用户暂定为公司领导、各中心主任、副主任和各单位信息员。OA系统主要是用于公司内部办公事务的处理、发布和浏览，根据公司目前的需要，实行网络化办公的主要内容有：
（1）个人办公；
（2）公司内部信息的发布，如会议通知、活动安排等；
（3）各种公文的发布，如公司文件、职能部门文件、党支部信息等；
（4）其他事务性工作。
除特殊公文或有特别需要外，公司内部各种通知、文件等均通过OA系统进行发布，不再打印下发。对于未及时登陆系统进行查阅及签收者，所产生的后果由收阅人承担责任。各单位都配有电子印章。
3、 视频会议系统
视频会议用户在接到通知后可登陆网络会议室，进行语音、视频、板书交流，和在会议室开会有同样的感觉（充分解决了新老校区和外出人员距离的问题）。
4 、腾讯通系统管理
腾讯通系统是公司员工进行信息沟通和交流的简洁化网络平台，用户间可以两人或多人进行文字、语音、视频交流，有些通知可群发到手机。
5、燕赵BBS后勤版管理