简析高校后勤信息化

南通大学　张甚予

高校后勤信息化是指在高校后勤管理、服务的各个层次和各个方面,采用先进的计算机、通信、互联网等信息化技术和产品,并充分整合、广泛利用学校内外信息资源,提高管理与服务水平的过程。

 

一、高校后勤信息化的必要性和可行性

事实上,高校后勤一直处于一种尴尬的境地:就其在教育系统中的地位而言,它是高校内部的“弱势群体”;就其在市场经济中的地位而言,它的市场竞争力又属“业余水平”。正是高校后勤的这一特殊身份,决定了它开展信息化建设具有更强的必要性,又具有更高的可行性。  

后勤信息化是必要的。首先,有助于转变传统工作方式,更科学、规范地实施管理和更便捷地提供服务,如校园ＩＣ卡收银系统取代沿用多年的饭菜票就为餐饮管理带来了新思维。第二,可节约业务成本、提高工作效率。最具代表性的有“无纸化办公”、“会计电算化”。第三,可以打破时空和人为限制,使后勤部门与学校、市场间,实现无障碍交流和互动,更好地参与到市场经济中去。

后勤信息化也是可行的。首先,高校已建成的校园网硬件基础为后勤信息化提供了成熟的物质保障。第二,高校固有的计算机管理、维护技术优势,以及万维网、搜索引擎、企业邮箱、信息模块化产品的推广为后勤信息化提供了可靠的技术保证。第三,高校领导层的信息化意识普遍较高,这将为后勤信息化带来政策上的支持和资金上的保障。

 

二、高校后勤信息系统的构成

高校后勤信息化建设是一项涉及到许多业务领域的大型系统工程。根据当前后勤工作的特点,可将整个系统划分为两部分,即内部管理部分和经营服务部分。

内部管理部分包含的子系统有:(1)文件档案管理子系统:将有关的文件档案进行分类存储,并能通过多种途径查阅。(2)人事管理子系统:可对人员的基本情况和变动情况随时进行增、删、改、查;能根据指令马上给出相应结果、做出各种统计报表,为后勤人员的队伍建设进行辅助决策。(3)设备资产管理子系统:对资产的添加、维修、报废等进行管理,并能快速查询、输出相应清单。(4)财务管理子系统:建立各种帐簿,与有关的经营实体有效地进行帐务核算、工资核算、合同管理、投资管理等。

经营服务部分通常包含的子系统有:(1)宿舍管理子系统:对学生住宿安排、家具配备、水电使用、卫生检查等情况进行管理。(2)餐饮管理子系统:实行ＩＣ卡刷卡就餐,完成相关查询、统计及数据上报工作。(3)水电管理子系统:对各单位及家属宿舍用电、用水情况及费用进行管理。(4)宾馆、招待所管理子系统:实现房间预定、入住登记、结帐、查询、数据报表等的计算机管理。

由于各业务部门相对独立,加上工作地点分散,过去要对后勤工作实现整合化的计算机管理是不可想象的。现在随着校园网规模及功能的不断扩展,我们能够依托校园网这一良好的网络环境,采用ｂｒｏｗｓｅｒ/ｓｅｒｖｅｒ和ｃｌｉｅｎｔ/ｓｅｒｖｅｒ相混合的技术架构建设后勤信息系统。

 

三、高校后勤信息化的实施

目前,高校后勤的信息系统无论从建设进度上还是从利用效益上讲都是滞后的,既落后于高校内部其它部门的信息系统,也落后于社会上的机关、事业、企业单位的信息系统。但根本原因不是来自于技术、物资、资金,而是后勤自身。在高校后勤信息化的实施过程中,应解决好后勤自身的思想认识和人力资源上的问题。

1.必须克服认识上的盲目性和片面性。随着我国信息化的推进,对信息化的排斥心理、畏惧心理正日益减弱,但在积极实施信息化的同时,却表现出越来越多的盲目性和片面性。必须认识到,信息化仅凭热情和口号是无法实现的,只有在真正了解师生需求、后勤改革目标的基础上,有针对性地制订切实可行的信息化实施计划和目标,才能有的放矢;把信息化仅仅理解为一种技术手段也是不够的,它作为一项系统工程,除了涉及后勤工作的各业务领域外,更贯穿于后勤企业文化的不同层次。

2.必须加强人力资源建设。我国高校的后勤队伍普遍存在干部不熟悉企业管理和工人整体文化素质偏低;技术、业务素质不高;年龄结构老化的问题。这样的管理者和劳动者显然难以跟上也不愿跟随信息化发展的步伐,在这样的人力资源环境中,信息化必然发展缓慢。因此,高校必须选聘有信息化意识又善于利用信息化技术的管理人才补充到后勤队伍中来;同时积极培养创新意识强、科技基础扎实和技术精湛的优秀劳动者队伍,形成出色的生产、服务和管理团队,为推进信息化提供人才保证;此外,从事信息系统维护和建设的人员也应得到足够的重视,给他们以应有的待遇和接受继续教育的机会。