作者姓名：林江

工作单位：北京航空航天大学后勤集团

详细地址：北京市海淀区学院路37号北京航空航天大学

建设具有高校后勤特色的管理信息平台 

自2000年底，高校后勤社会化改革开始如火如荼地进行，四年过去了，为了适应后勤改革的新形势、实现数字校园的新目标，高校后勤信息化建设迫在眉睫。

高校后勤管理着全校师生的“食、住、行、水、电、暖”等各个方面，工作涉及十几个行业，每个行业都有不同的特点和工作方式，尤其是长期以来形成的经验和习惯根深蒂固，因此管理起来比较复杂、改变起来比较困难、统一起来更是势比登天。另一方面，学校和社会日益加快的前进步伐，不允许后勤继续固守落后的管理方式和工作模式，循序渐进地规划和实施信息化战略才是高校后勤向社会化迈进、增强竞争活力、谋求生存和发展的有效途径。

 

一、后勤信息化的五大误区

思想意识落后，支持力度不足。信息化是一个涉及多学科、多部门、多岗位的综合性工程，需要具有全面推动力的最高层领导的大力支持以及相关业务、技术部门人员的努力协作，对于一些关键业务流程必须进行有效的优化和重组，处理不当会在具体实施过程中造成技术和业务之间的矛盾对立，致使信息化建设不能达到预期的结果。

部门各自为政，缺乏统一规划。纵观现今高校后勤的信息化，大多比较重视利用计算机技术建立满足本单位基本工作需求的相对独立的信息系统，从而忽视了各单位管理系统之间的兼容性和横向信息共享的能力，最终形成了一个个信息孤岛，造成各系统间整合困难、已建立的数据信息不能充分利用、重新建立或修改软件浪费资源的结果。

“人治” 多于“法治”，管理不够精细。由于长期以来形成的习惯，高校后勤管理中存在人为因素比重大、随意性强等特点，而信息化必须建立在管理标准明确、业务流程清晰的基础上，如果在基础建设和相关管理远未成熟时盲目实施信息化，就会因遇到强大阻力而走弯路，造成项目进程无限拖后，甚至导致完全失败的结果。

水平不高、经验不足、方法有误。高校后勤中普遍缺乏技术人才，可能由于急需改善某些业务点而外包或外购相关的管理软件，在系统建立前往往没有充分进行需求调研和项目分析就仓促决定，系统建立过程中没有应用单位人员全程参与，系统建立后又没有采取必要的验收和培训措施，很容易出现买得起、用不起甚至无法用的结果。

急功近利，为信息化而信息化。信息化的最终目的是应用，技术只是实现管理思想和控制业务流程的方法和形式，系统建立时不能过多地考虑技术的先进性而忽视了使用人员最注重的方便性和易用性，系统具体实施后，要安排相应的人员按时、按需进行数据信息的后期维护和系统功能的不断完善，否则将使信息化半途而废、无疾而终。

 

二、 高校后勤的亮点需求

1.      校园消费数字化

校园一卡通这个名词想必大家早已耳熟能详了吧，它是以接触式或非接触式IC卡作为信息载体，利用学校内部局域网，与学校管理信息系统相融合，以实现校园内各类人群的具体需求为目的的一套综合管理系统，最终应达到“一卡在手，通行校园”的目的。主要应用包括三个方面的功能：认证管理功能（包括校籍注册、身份识别、门禁考勤、图书借阅等）、大额支付功能（包括校内助学金等款项的发放、学杂费的缴纳，校外学生家长的异地汇款以及其他的银行传统金融业务等）、小额消费功能（即电子钱包功能，包括物业、餐饮、商务、医疗、洗浴、出行等日常活动中的消费等）。高校后勤的校园一卡通应用主要表现在小额消费功能的实现上，也是数字化校园实施中最具挑战性的模块。

2.      物业管理信息化

学校的物业主要包括三个部分：家属区、学生区和教学区，它直接关系到全校师生“住、教、学”的问题。就拿学生区物业来说，随着大学每年扩招带来的住宿需求的快速增长，学生宿舍楼和学生社区如雨后春笋般不断增加，学生物业作为学生宿舍的管理部门，学年之初新生集中入校时必须及时安排寝室、学期之中常有调换宿舍的实际需求、学年结束又面临着毕业生退房离校的压力，工作量、复杂度和集中度可想而知。工作速度和服务质量的矛盾不能光靠人力的增加来解决，原始的管理方式已大大阻碍了现代物业管理水平的提高，为了减轻部门的工作压力，不断改善服务质量，提高效率是关键，因此信息化、智能化是高校物业管理的必由之路。

3.      物流及供应链电子化

长期以来，学校后勤物资的采购、库存、生产、销售等环节的管理远远没有达到社会化的要求，基于供应链管理的战略、利用先进的电子手段，能够在有效控制后勤物流的基础上，全面实现成本控制并提升服务水平，最终达到增值最大化的目的。以食堂为例，作为为高校学生提供一日三餐的服务单位，不能以提高价格的手段增加利润，也不能像社会上其他饮食行业一样，食品销售价格随市场原料价格的浮动而变化，更不能为求利润而以牺牲饭菜质量为代价。在保持低价格、高质量的同时，只能向管理要效益，充分挖掘供应链中降低成本的机会、灵活调动食堂内的可用资源、合理安排运营过程的各个环节、认真权衡成本和服务之间的矛盾，以期多方满意的结果。

 

三、 建立数字化后勤的应用思考

建立数字化后勤应该自始至终遵循管理为先、业务为链、应用为本的原则。作为企业化的集团式管理，需要在信息化建设之初，就完善相关的管理制度、全面规划集团整体的信息网络，从根本上统一管理思路并将日常管理标准化、精细化，这样才能对不同行业的单位进行规范的、科学的、有效的控制。在此方面我们和北京博纳德公司合作在高校后勤信息化的实践过程中，内部的业务流程是贯穿始终的链条，为一方面适应信息化的要求、另一方面优化内部运作，对集团各部门业务流程的重新设计和组织在所难免。在所有因素中，应用才是信息化的根本和最终目的，建立管理信息系统只是开始，它只能决定信息化是否能够最大限度地改善和调整后勤原有的内部运行机能，而决定信息化成败的关键，归根结底要看系统是否得到了有效的使用。

要实现数字化后勤这一最终目标，处理好以下五个问题是关键：首先，既然高校后勤的业务是整体运行的基础，为摒弃制约高校后勤发展的人为因素，力求达到科学、规范、高效的目的，必须对某些存在问题的业务流程加以重构和优化，实现业务流程规范化；其次，信息化所要迫切解决的就是运用先进的计算机技术，消除传统手工操作带来的管理盲区，做到随时随处数据准确、统计迅速、问题清楚、信息全面，实现日常管理电子化；第三，在工作过程中，人与人之间的交流和互动是必不可少的部分，同时也可能随之带来不必要的时间浪费，为减少扯皮、提高效率，应该充分利用网络技术，实现信息交流网络化；第四，在高校后勤内，部门多、行业杂、日常工作琐碎、客户需求形形色色，为避免顾客求助无路的现象，后勤服务应该多功能、多入口、多渠道，实现服务功能集成化；最后，实施高校后勤管理信息系统后，应该能够利用平时记录的各种信息统计和总结规律，从数据中挖掘客户需求、获得集团效益、辅助领导决策，实现决策支持智能化。

 

四、打造具有中国高校后勤特色的管理信息平台

高校后勤信息化就是要建立更便捷的信息交流、更高效的工作流程、更合理的管理模式、更透明的监督机制、更完善的教学保障，利用先进的科学手段，为高校教学、科研工作和广大师生服务。

我认为，信息化只是实现管理思想和提高管理水平的手段，高校后勤的信息化建设，应该遵循横纵两条管理思路进行：横向管理思路，是以集团为中心，整合所属各单位的财务、人员、物资、信息等所有资源，建立有高校后勤特色的管理信息系统，它类似于企业中的ERP系统（ERP：Enterprise Resource Planning企业资源计划），适合高校后勤的服务管理特色，同时必须与本校的URP系统（URP：University Resource Planning大学资源计划）相结合——我们可以称其为ULRP系统（ULRP：University Logistic Resource Planning大学后勤资源计划）——最终实现整个后勤集团信息流、物流、资金流、价值流、工作流的统一；纵向管理的信息化，就是根据各基层单位（包括：食堂、商店、物业、动力、幼儿园、车队等）的实际情况，以重组后的具体工作流程为线索，建立可行的数据库支持和计算机管理应用系统，利用本单位和相关部门的信息资源，以科学的方法将有效数据进行统计和分析，为管理干部提供辅助其决策的依据。在横向和纵向两条管理思路中，横向管理的信息化应该始终处于主导地位，而且应该在企业信息化之初首先进行规划和建立实施，所有纵向管理的信息化应该围绕横向管理思路进行，各基层单位的管理信息系统只能是ULRP系统的子系统和功能细化部分。

ULRP系统应该成为高校后勤集团的管理信息平台的核心（见图一）。在企业网内部，它有集团统一的用户界面和访问入口、部门内有个性化的工作流应用服务模块、部门间有集成化的协同工作模块；在企业网之外，它是集团唯一的交流平台和宣传出口、对企业员工提供可扩展的远程办公应用、对供应商以及外部客户提供开放的信息交流服务。

   高校后勤的信息化只是刚刚起步，直至发展完善还有待今后大量的实践和总结，

但可以肯定的一点——就如同尼葛洛庞帝在《数字化生存》中所说的：人类的每一

代都会比上一代更加数字化。