建立后勤管理信息平台的优势

 

1、          首先就是提高了工作效率，如北京航空航天大学后勤集团建设的信息化管理平台体系中就运用了网络进行标准化审批流程，通过网络进行审批流程管理，避免了申请人逐级约见、等待领导，领导可以在任何时间包括晚上的家中或任何地点包括出差在外，都可以随时审批、转发；另外，领导检查各部门工作也可通过网络一目了然，不必在不同校区和部门间花去大量时间；而且，各个部门数据汇总统计由计算机自动完成，大大提高上报时间和准确率，也避免了由于人工误差导致的几头数据对不上的老大难问题，即省时、省力又省人。不仅提高了工作效率又节约了管理成本。

2、          预警机制的建立，我们后勤是保障学校正常教学科研和学生老师正常学习生活的重要部门，包括了饮食、住宿、消费、水、电、暖等各种服务，任何一项服务出了问题都会造成不同程度的影响。管理这样大的一滩难免不会出问题，关键是如何迅速有效的处理问题，避免事态的进一步发展。   现在管理平台就提供了这样的预警功能，对突发事件进行管理和预防，并在第一时间了解掌握事态的发展，同时作出处理意见记录并反馈到现场，跟踪处理结果和效果。其功能在各个职能部门的子系统中都有体现，相关信息汇总到后勤管理平台上来，同时有声音报警功能，并在屏幕上不断闪烁，直到点击浏览后停止。整体设计人性化，操作方便直观。

3、          资产管理清晰明确，随着学校不断发展壮大我们后勤的资产也在迅速地增加。那么，各单位中心到目前为止在原有资产的基础上增加了多少，又有多少该纳入报废指标，有多少进行了维修或增值，恐怕是我们后勤领导和学校最关心的问题，更重要的是我们通过系统盘清后，要将剩余部分盘活，以达到创造其最大价值的目的。同时我们也应该有本清楚的“家底帐”，各单位也可以清楚地了解本单位的资产情况和使用分布情况，对资产的重组、盘活及创收提供着重要的决策信息。

4、          充分利用数据进行分析，我们利用信息化管理的主要目的就是要通过对数据的比对，找到我们工作中的问题和不足，由原来的模糊式管理到现在的数字化管理，将问题点用量化法找到，对我们下一步工作提供科学的指标和决策依据。又如餐饮中心的损耗率图表功能，可以分析出食堂的正常和非正常损耗值，并明确分析出在哪个环节或哪种菜上产生了非正常损耗。从而解决了以前盲目甚至是不计成本的管理。同时也堵塞和制约了管理制度上的漏洞。最终使管理简单化，一切用数字说话。

5、          各级岗位责、权、利明确，操作规范标准，通过系统的规范管理明确岗位的责权关系同时与考核挂钩又与个人利益结合，形成了岗位的责、权、利一一对应的关系，不仅规范了操作流程管理，同时也使责任人有了主动意识。例如在动力维修部门的报修服务中，何时接到的报修电话，在多长时间内由何人做的维修，维修的步骤及使用的备件，维修的结果及用户的评价等都有历史记录，同时，给出良好、合格、不合格的分值评定。此分值将与其月奖、季奖、年终奖挂钩。那么我们将这个事件从开始到整个操作流程结束进行监督管理直到最终回到对此事件的评定，形成一个封闭的管理链。提高了责任人的主观能动性，也促进了其主动认真地完成本职工作的责任心。

6、          服务意识和质量得到明显提高，通过管理系统在各个中心部门的业务和流程设定的规范要求，人员责、权、利的明确，主动意识的提高，使得工作的响应速度和工作效果明显提高，服务的质量得到明显的改善，从制度上完善并创造出一个干多，干好不一样的奖励机制。

7、          核算更加科学规范（成本收益），核算考核的标准统一规范，统计方法明确一致，使各个部门的统计、考核和监督有比较，更加科学合理。再如系统中对餐饮中心的各个食堂各项考核指标的管理作到统一，各食堂每年的上缴额度通过月、季、年的统计可以准确地核算出递增比例，所以，也就可以科学地预测出下一年度完成的上缴数。

在已经实施的多所学校中，后勤在利用此管理系统后，反映出以下几种情况：

Ø              维修服务质量提高了，老师反映原来要打几次电话才来人维修，工作效率低，维修质量差的问题得到了改善。因为对工作绩效、工作内容范围有了严格的评估和考核体系

Ø              学生公寓空闲床位情况反映及时准确，模糊查找学生快速方便，缴费情况一目了然。

Ø              集团需要的各种数据和报表可以随时打印输出，工作效率明显提高。网络审批流程可以作到移动办公不受地域和时间的限制。

Ø              不同校区工作检查可以实现网络监督管理，大大节约时间和人员。

Ø              人员岗位目标明确，标准统一规范，考评与奖金挂钩后大家心服口服。

Ø              餐饮中心的收益增加了，因为采取了资源重组和各部门成本核算制度后，创收的来源多了。成本开始算细帐了

Ø              各食堂每年的定额更加科学准确了

Ø              各中心的资产盘清后，资源得到了重新组合。流动资金占压减少20%以上

Ø              后勤部门的领导“解放”了，因为各项工作有章可循，扯皮的事情少了

Ø            多所高校在通过平台管理系统实施的几年中，各项管理成本逐年下降，其中节约最多至30%（包括优化人员结构），通过资源重组增加收益最高至20%（包括过剩资源的创收），对库房的科学化管理后，流动资金占压减少最大至25%

 

 

 

博纳德高校后勤研究      杨 沅 潼